Утвержденным в феврале 2006 г. (ИУС 9-2006)


ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 4, 2009 год

Поправка внесена изготовителем базы данных


Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов (далее - документы), выполненных в бумажной и электронной формах, изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.

1.2. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд.2 и приложением 2*.
________________
Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.
Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

1.1, 1.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102 ;

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткости текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102 и ГОСТ 13.1.002 .

Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .

Примечание. На конкретное изделие выполняется только один комплект подлинников конструкторских документов, которые должны храниться на предприятии-разработчике или на предприятии-изготовителе по их договоренности*.

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

- инвентарный номер документа;

- дата регистрации;

- обозначение документа;

- наименование;

- число листов в документе;

- формат документа по ГОСТ 2.301 ;

- кем выпущен документ;

- подпись о приемке документа на хранение;

- примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер*.

2.1-2.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3.

Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.

2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201 .

2.6-2.9. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: "(Подпись)" и "(Дата)".

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

"Восстановлен с подлинника.



"Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)".

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

3.3-3.7. (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: "Восстановленный подлинник N ... " с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... " с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Раздел 4. (Исключен, Изм. N 1).

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл.1 и 2 цифрами на линиях сгибов.

4. Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки в соответствии с табл.1;

2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл.2.

Таблица 1

Складывание в папки

Размеры, мм

Таблица 2

Складывание для непосредственного брошюрования

Размеры, мм

1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.

1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3).

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе.

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).

1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают.

Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.).

На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

1.1-1.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

1.5. (Исключен, Изм. N 1).

1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3*.

Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3*.

1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4.

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1.

1.6., 1.7. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации, основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.

1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в приложении 4*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.

1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп.2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

2.4. Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии с приложением 3.

2.3, 2.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.

2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (рекомендуемое). ФОРМЫ ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ, КАРТОЧЕК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И АБОНЕНТСКОЙ КАРТОЧКИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма 3а

Абонентская карточка (оборотная сторона)

Примечание. В карточке учета документов указывают:

1) в графе "Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

2) в графе "Разовые выдачи" формы 2а - абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (рекомендуемое). ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ

1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.

2. Штамп "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... , ... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.

3. Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... , извещ. N ... от... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.

4. Штамп "ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

6. Штамп "ЭКЗ. N ... " ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп "ИНВ. N ... , ЭКЗ. N ... , ... г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.

8. Штампы "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.

11. (Исключен, Изм. N 1).

12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (справочное). КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Справочное

К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.

Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).

Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.

К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.

К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с ГОСТ 2.102 , по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.

Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".

К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.

К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. (Введено дополнительно, Изм. N 1).

Электронный текст документа

подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
Единая система конструкторской документации:
Сб. ГОСТов. - М.: Стандартинформ, 2008

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

С 1 июня 2014 г. введен в действие ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения». Стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению конструкторских и технологических документов на бумажных и электронных носителях, применяемые во всех отраслях промышленности.

Стандарты в системе технического регулирования

Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" стандарты отнесены к разряду добровольно применяемых документов, если только обязательность их применения не установлена техническими регламентами и иными нормативными правовыми актами. В то же время их применение содействует взаимопониманию между заинтересованными сторонами, обеспечивает техническую и информационную совместимость на всех стадиях жизненного цикла изделия. Одним словом, стандартизация решает проблемы более широкого использования производимой продукции.

С 1 июня 2014 г. взамен ГОСТ 2.501-88 введен в действие . Главная задача данного стандарта установить требования к учету, хранению конструкторских и технологических документов на изделия всех отраслей промышленности.

Другие взаимосвязанные процедуры обеспечения и поддержания качества конструкторской и технологической документации на изделие от стадии его разработки до вывода из эксплуатации установлены целым комплексом стандартов, объединенных в тематические сборники «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД) и «Единая система технологической документации» (ЕСТД).

Основной комплекс государственных стандартов ЕСКД и ЕСТД разработан и введен в действие в 1968 году. В настоящее время ведется активная работа по их актуализации и гармонизации с международными стандартами, в том числе по адаптации к компьютерным технологиям.

Конструкторская документация

Конструкторская документация включает в себя чертежи, схемы, спецификации, ведомости, пояснительные записки, технические условия, программы и методику испытаний, таблицы, расчеты, эксплуатационные документы, ремонтные документы, инструкции, эскизы. С подробным определением каждого вида конструкторской документации можно ознакомиться

Ввиду того, конструкторская документация обладает самостоятельной коммерческой ценностью, а также является носителем конфиденциальной информации, рекомендуется соблюдать по отношению к ней все необходимые меры безопасности, в том числе осуществляемые в рамках делопроизводства.

На основании ГОСТ 2.501-2013 могут быть разработаны стандарты и другие локальные нормативные акты организации, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от имеющихся реалий.

Общие положения

Говоря о методологическом регулировании работы с конструкторской документацией на стадии делопроизводства, предусматривается, что процедуры и операции, предшествующие учету и хранению, обеспечивают:

• визуальное соответствие выполненных и оформленных конструкторских документов требованиям, установленными комплексом стандартов ЕСКД и ЕСТД;
• возможность многократного копирования на светочувствительном или другом воспринимающем материале за счет степени сохранности и графических характеристик бумажных документов (чертежей и текстов);
• необходимую комплектность поступающих на хранение документов и наличие удостоверяющих подписей, в том числе электронных цифровых, соответствующих должностных лиц.

Стандартом определено, что документы, выполненные на бумаге, и электронные документы (преобразованные из бумажных либо выполненные с использованием программного обеспечения) взаимозаменяемы и равнозначны.

Организация учета конструкторской и технологической документации

Организация учета конструкторской и технологической документации - это целенаправленная система мер, включающая в себя непосредственно регистрацию документов, учет их применяемости в изделиях, а также учет внешних и внутренних абонентов, использующих данную документацию.

При регистрации предлагается указывать следующую информацию:

• организация;
• подразделение, выпустившее документ;
• обозначение документа (если его код определен стандартами);
• наименование документа (если его код определен стандартами);
• наименование документа в зависимости от характера использования (подлинник, дубликат или копия);
• формат;
• организация, в которой находится подлинник;
• регистрационный номер (инвентарный номер документа);
• дата поступления (приема на хранение);
• количество листов и подпись лица, принявшего документ;
• имя файла электронного конструкторского (технологического) документа.

Данные заносятся в инвентарную книгу :

Учет подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов ведется совместно. Отдельные инвентарные книги заводятся на разные по видам или типу производства изделия.

Карточка учета документов предназначена для учета наличия архивных копий и копий документов других организаций, учета выдачи и возврата, применяемости документов.

лицевая сторона:

оборотная сторона:

Лицевая сторона последующих листов карточки учета документов:

Оборотная сторона последующих листов карточки учета документов:

ГОСТ содержит другие учетные формы, а также ссылки на учетные формы в комплементарных стандартах.

Хранение конструкторской и технологической документации

Процесс хранения подразумевает размещение конструкторских и технологических документов и содержание их в условиях, способствующих:

• сохранности носителя и информации, в нем содержащейся;
• быстрому поиску необходимых документов для их использования.

Требования к хранению подлинников жестче, чем к хранению копий документов. Конструкторские документы следует систематизировать по классификационным характеристикам в порядке возрастания обозначений документов в пределах изделия или кода организации - разработчика. Технологические документы систематизируются по методам обработки и сборки изделий в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Копии бумажных документов допускается хранить россыпью, укладывать в папки или брошюровать в альбомы. Размещение документов и последовательность их укладки всегда рациональны и укладываются в пределах изделия (его составной части)или метода обработки и сборки изделия. Обложки папок и альбомов снабжаются этикетками, позволяющими идентифицировать документы. Также для удобства работы можно предусмотреть наличие внутренней описи.

При организации хранения крупноформатных документов допускается их складывать способом, позволяющим читать основные надписи на лицевой стороне сложенного листа. Стандарт содержит приложение, предлагающее способы складывания документов для хранения их в папках и альбомах.

Утерянные или пришедшие в негодность подлинники конструкторских и технологических документов должны быть восстановлены. При наличии легитимных изменений, внесенных в конструкторские документы, с которых восстанавливается документ, заменяющий подлинник, эти изменения учитываются.

Штампы по учету документов, выполненных в бумажной форме

Штампы формально заменяют рукописные надписи и указания в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве.

	Проставляют на подлинных документах, с которых изготавливают дубликаты, с присвоением последним статуса восстановленного подлинника. Указывается порядковый номер и дата восстановления.
	Проставляют на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях. Указывается номер экземпляра.
	Проставляется на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. Указывается номер, дата выпуска извещения и подписи. При отсутствии замены ставят прочерк.
	Проставляется на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других организаций. Указывается инвентарный номер, номер экземпляра и дата регистрации.
	Проставляется на основании извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на на карточках учета.
	Проставляется на контрольных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий., а также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.
	Проставляется на архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий., а также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.
	Проставляется на документах при отсутствии подлинников этих документов.
	Проставляется на копиях документов, выдаваемых единоразово без последующей высылки извещений об изменениях этих документов.
	Проставляется на копиях конструкторских документов, которые выдаются для текущей деятельности в подразделение, выпускающее подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.
	Проставляется на копиях технологических документов, которые выдаются для текущей деятельности в подразделение, выпускающее подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

Кроме указанных выше допускается использовать штампы с другими оттисками, упрощающими нанесение надписей на документы.

2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

2.3. Копии регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

2.4. Копии учитывают в карточках учета по формам 2 , 2а , 2б , 2в в соответствии с приложением 3 .

2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.

2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.

Инвентарная книга

Карточка учета документов (лицевая сторона)

Карточка учета документов (оборотная сторона)

Карточка учета документов (лицевая сторона вторых и последующих листов)

Карточка учета документов (оборотная сторона вторых и последующих листов)

Абонентская карточка (лицевая сторона)

Абонентская карточка (оборотная сторона)

Примечание. В карточке учета документов указывают:

1) в графе ²Вид документа" формы2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

2) в графе ²Разовые выдачи" формы2а абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом²ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.

2. Штамп ²ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.

3. Штамп ²АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН..., извещ. №... от... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.

4. Штамп ²ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ..." ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп ²ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

6. Штамп ²ЭКЗ. №..." ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп ²ИНВ. №.... ЭКЗ. №.......г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.

8. Штампы ²КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и ²АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп ²КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы ²ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и ²ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп ²ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.

11. Штамп ²ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ" ставят на копиях документов и извещениях об изменении и предварительных извещениях, выделяемых Государственной приемке для контроля производства и приемки продукции.

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

• ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
• нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
• непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

• они не должны дублироваться;
• они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

1. Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
2. Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
3. Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
4. Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
5. Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

• ее размеров;
• структуры и наличия подразделений;
• возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

• 04 — счет учета НМА;
• 03 — код подразделения, в котором находится объект;
• 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

• «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
• «СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

1. Расхождения с принятой учетной политикой: произвольное изменение длины номера, включение в него буквенных обозначений либо, наоборот, их игнорирование на практике.
2. Нанесение номера способом, не обеспечивающим его сохранность во все время эксплуатации объекта: непрочным красителем, наклеиванием этикеток и т.д.
3. Непроставление инвентарного номера по причине якобы невозможности его проставить. Действительно, инструкция 157н позволяет не проставлять физически этот номер, а лишь заносить его в регистры БУ при соответствующих условиях. Однако, если контрольная комиссия при этом обнаружит, что нанесение на самом деле было возможно, у организации могут возникнуть проблемы.
4. Нанесение инвентарного номера на объекты произвольно, без необходимости. Пример: нумерация объекта стоимостью менее 3000 руб.

Главное

1. Инвентарный номер – обязательный признак инвентарного объекта.
2. Определение структуры, длины и других признаков инвентарного номера – внутреннее дело компании. При этом процедура должна быть отражена в локальных нормативных актах и учитывать действующие законодательные акты, в том числе при необходимости и внутриведомственного характера.
3. Объекты стоимостью менее 3 тыс. руб. не подлежат нумерации.
4. Основные и обязательные требования к инвентарному номеру – уникальность и последовательность.