Презентация на тему "эффективные презентации". Правила создания презентации от стива джобса Эффективная презентация

02.03.2024Рубрика: Постройки

Выступление с презентацией перед публикой, пусть даже немногочисленной, довольно непростая задача. Она требует самообладания и уверенности в себе. Ведь вам приходится находиться перед группой людей, знакомых или незнакомых, и все взгляды сосредоточены на вас. Люди ждут чего-то важного и значительного, иначе они бы не пришли сюда. Тщательной оценке будет подвергаться не только содержание презентации, но и каждое ваше слово, каждый нюанс, включая то, как вы выглядите и каким тоном говорите. Несмотря на то, что вы хорошо знакомы с материалом и знаете, что хотите сказать, вас не покидает чувство, что вы вдруг скажете не то, что надо, или на вашем костюме вдруг обнаружится пятно, или что на вас вдруг нападёт внезапное помутнение рассудка.

Существуют разные формы деловых презентаций. Например, строго официальные презентации с обилием подробной информации…Слушатели могут просто запутаться в деталях и не уловить сути сообщения. Неформальный характер презентации тоже имеет свои особенности: оратору бывает трудно контролировать обмен репликами. Немало неожиданностей может представить и техническая сторона мероприятия. Например, что делать, если проектор внезапно вышел из строя? Есть ли у вас запасной план действий? Готовясь к презентации, вы рассчитываете, что публика, покидая мероприятие, запомнит информацию и ваше сообщение в целом. Чтобы этого добиться, предлагаем небольшое руководство.

Шаги

Необходимо знать свою аудиторию и понимать ее точку зрения. Независимо от того, к чему вы стремитесь: убедить или просто информировать, вы должны понимать свою аудиторию, учитывать ее опыт и предполагаемую реакцию на ваше сообщение. Презентация для студентов-практикантов будет очень сильно отличаться от представленного для руководства отчета о работе компании, а презентация идеи продаж - от объяснения недружелюбно настроенной аудитории, почему компания должна сократить выплаты.

Тщательно изучите вопрос. Вы должны абсолютно разбираться в предмете. Пусть даже вы не мировой светила науки, но вы должны знать все основные факты, а также большой объем малоизвестной информации. Самый верный способ заставить людей скучать - это рассказывать им о том, что всем давным-давно известно. Возможно, вам придется провести несколько недель, а то и месяцев, добывая факты, знакомясь с разными точками зрения и комментариями из авторитетных источников, а также со взглядами общества в целом.

Составьте список источников. Источники, откуда вы брали информацию, так же важны, как и сама информация. Без серьезных, обоснованных данных вы всего лишь человек со своим собственным мнением. А аудитории нужны факты и перспективные оценки. Ваше личное мнение тоже может быть важным, но не единственным пунктом презентации. Конечно, вы не должны скучнейшим образом перечислять все источники. Но при необходимости, отвечая на вопросы, вы должны быть в состоянии подкрепить свой ответ авторитетной цитатой или назвать источник.

Напишите свой доклад. Импровизации хороши для неформальных ораторов, выступающих в парке перед случайными зеваками. В большом зале, где собрались несколько сотен заинтересованных слушателей, экспромт не годится. Необязательно читать речь «по бумажке», хотя и такой вариант тоже не исключается, особенно, если вы пользуетесь телесуфлером. Напечатайте свое выступление крупным шрифтом, так, чтобы вы легко могли читать его, лишь изредка поглядывая на текст. Таким образом вы создадите впечатление, что разговариваете с аудиторией, а не читаете по бумажке. В то же время, вы будете использовать заранее заготовленные точные слова и фразы.

Подготовьте слайд-шоу. Если вы собираетесь использовать слайды, то подготовленный вами видеоряд должен подкреплять то, что вы будете говорить. Не используйте слайды с чрезмерным количеством деталей – визуальные эффекты должны воздействовать на аудиторию. Бессмысленно представлять таблицу с десятком строчек и колонок. Заголовок слайда должен отражать его содержание и иллюстрировать то, о чем вы говорите.

Отрепетируйте свое выступление. Несколько раз прочтите свое выступление и просмотрите слайды. Вы должны настолько хорошо ее изучить, чтобы знать, какой слайд должен появиться следующим, что вы о нем будете говорить, и как переходить от слайда к слайду… вы должны выучить это как дважды два. А когда вам совсем надоест этим заниматься, и вы уже все выучите наизусть, вы будете готовы перейти к следующему шагу.

Проведите генеральную репетицию. Пригласите несколько человек, чьему мнению вы доверяете. Лучше всего, если эти люди будут представлять вашу будущую аудиторию. Проведите перед ними всю презентацию полностью. Попросите их делать записи во время просмотра и отметить все ваши удачные и неудачные моменты. Пусть они обратят внимание на ваше поведение во время репетиции: не слишком ли вы статичны? Или, наоборот, слишком много двигаетесь? Не нужно быть «гиперактивным», однако, не стоит и стоять перед аудиторией как застывшая статуя.

Отредактируйте презентацию. Учитывая результат проведенной генеральной репетиции, внесите изменения в презентацию. При этом попытайтесь представить себя на месте слушателей. Что они услышат, когда увидят на экране тот или иной слайд?

Займитесь собственной подготовкой. Все предыдущие шаги были направлены на подготовку вашей презентации. Теперь пришло время подумать о вас. Если вы не занимаетесь такой деятельностью профессионально, то наверняка нервничаете перед выступлением. Мысленно представьте себя перед публикой: вы прекрасно выступаете, вам аплодируют, вы слышите одобрительные возгласы. Найдите спокойное, уединенное место, закройте глаза и мысленно проведите свою презентацию. Представьте, что вы полностью владеете собой и проводите презентацию без единой помарки. Это очень важный этап подготовки. Профессиональные спортсмены обязательно используют его перед каждым своим выступлением. Эта техника проверена временем. Используйте ее. И обязательно повторите этот прием непосредственно перед выходом на сцену.

Представление презентации. При подготовке к ней вы проделали огромную работу, вы отлично знаете материал, вы все отрепетировали и мысленно уже провели идеальную презентацию, т.е., вы полностью готовы. Одним из самых важных моментов, которому необходимо уделить особое внимание, остается то, как вы выглядите. Не будьте ни слишком официальным, ни слишком развязным. Во время генеральной репетиции вы должны были уже отработать необходимую позу и движения.

Представление материала. Очевидно, что это самая главная часть презентации. Помните, что вы настоящий эксперт. И еще не забывайте,… что вы будете нервничать. Каждый человек имеет свой способ преодоления «боязни сцены» (вероятно, вы слышали совет «представьте себе их в нижнем белье»). Очень действенным приемом является зрительный контакт. Выберите из аудитории одного человека и представляйте ему свою презентацию; затем выберите другого человека, затем следующего и так далее. Не думайте о своей аудитории как о большом скоплении народа… каждый раз обращайтесь к одному человеку. Помните, что презентация это ВЫ.

Ответы на вопросы. Эта часть презентации является необязательной. Однако, это хороший способ разъяснить некоторые ключевые моменты и убедиться, что аудитория поняла ваше сообщение. Проведению вопросно-ответной беседы можно посвятить целую статью. Остановимся лишь на самом главном.

Владейте ситуацией. Вам могут задать провокационные и даже откровенно враждебные вопросы. Отвечая на такой вопрос, максимально опирайтесь на факты и переходите к следующему. И больше не давайте слова этому человеку.
Иногда задают дурацкие вопросы, ответы на которые хорошо известны. Будьте внимательны к таким вопросам. На них легко ответить, и это не займет много времени. Не игнорируйте их и не отмахивайтесь от них. Но и не стоит уделять им слишком много времени, повторяя то, что вы уже говорили в своем выступлении. Отвечайте с использованием фактов, постарайтесь добавить что-то новое, затем переходите к следующему вопросу.
Начинайте вопросно-ответную беседу словами: «Прежде чем я закончу, может быть, у кого-то есть вопросы?» Так вы четко обозначите окончание презентации. Это поможет вам избежать расплывчатой концовки.
Получив вопрос, сначала повторите его перед аудиторией, так, чтобы все слышали. Затем переходите к ответу.
Прежде, чем ответить на вопрос, помедлите несколько секунд, формулируя про себя четкий и ясный ответ. В противном случае ваш ответ может показаться запутанным и неубедительным. Это не лучшим образом отразится на вашей репутации как оратора.

Уход со сцены. Поблагодарите всех присутствующих за внимание, скажите, что с презентацией можно ознакомиться в печатном виде. Если к вам можно обратиться за личной консультацией, скажите об этом. Не тратьте много времени на свой уход: окончив презентацию, уходите с достоинством.

Выступление перед небольшой аудиторией

Все предыдущие советы относились к более официальным презентациям. В менее формальной обстановке обратите внимание на следующее:

Помните, что взрослые самостоятельны. Вы лектор, а не учитель начальных классов.
Попросите присутствующих поделиться своим опытом с аудиторией. Взрослому человеку необходимо связать новую информацию с уже имеющимися знаниями.
Помогите слушателям понять, насколько важно для их работы то, о чем вы говорите. Взрослые люди ориентированы на достижении целей. Они способны оценить образовательную программу, которая хорошо организована и структурирована.
Не забудьте показать свое уважение к собравшимся. У них богатый практический опыт, и, если вы им позволите, они дополнят и значительно обогатят вашу презентацию.
Контролируйте обмен репликами. Если вы не сможете управлять аудиторией, ваша презентация провалится. Это не значит, что вы должны вести себя как диктатор с драконовскими методами. Вы должны вести себя так, чтобы присутствующие не забывали, что главный здесь – вы, и что вы контролируете остальных участников.

Уверенность! Это волшебная притягательная сила, которая заставляет аудиторию слушать вас. Если вы до сих пор следовали всем предложенным советам, то все будет прекрасно, и вам не о чем беспокоиться. Поэтому, смотрите прямо в глаза своим слушателям, говорите ясно и четко и соблюдайте выбранный темп презентации.
Если на одном заседании аудитории будет представлено несколько презентаций, сосредоточьтесь на самом главном, что должны запомнить слушатели из вашей презентации.

Если возможно, поприветствуйте некоторых слушателей по имени. В качестве положительного примера, сошлитесь на личный опыт некоторых из присутствующих, также называя их по имени. Задолго до презентации поговорите с человеком, планирующим предстоящее мероприятие. Расскажите ему об основных положениях вашего доклада и подберите примеры, касающиеся деятельности людей, которые будут частью вашей аудитории. Уточните фамилии людей, на которых вы будете ссылаться, и произносите их правильно.
Если вы где-то ошиблись, исправьтесь и продолжайте свой доклад. Не останавливайтесь на этом. Исправление собственных ошибок вполне приемлемо, но не заостряйте на этом внимание. Не пытайтесь обратить это в шутку. Просто объясните свою ошибку (если это необходимо) и продолжайте дальше, как будто ничего не случилось. Смотрите в настоящее и будущее, а не в прошлое.
Настройте слайды с маркированным списком так, чтобы сначала слайд был пустым, а затем по щелчку мыши появлялись пункты списка. Затените (серым) те пункты, о которых вы уже рассказали, так, чтобы выделялся только новый пункт списка. Таким образом старая информация не будет отвлекать аудиторию от вашего сообщения. Затенение даст возможность при необходимости вернуться к уже сказанному и в то же время выделить текущую информацию.

Подготовьте раздаточный материал. Вам понадобятся распечатки слайдов и, возможно, пояснений для раздачи в аудитории… после окончания презентации. Эти материалы можно также использовать как страховку на случай, если используемые вами технические средства выйдут из строя. Если сломается проектор, вы сможете быстро раздать печатные копии.

Вы можете начать свое выступление со смешного анекдота. В этом случае обязательно включите его в генеральную репетицию и обратите внимание на реакцию аудитории. Очень часто это помогает расслабиться и вам и аудитории. Но если вы сделаете слишком большой упор на шутке, аудитории понадобится какое-то время, чтобы снова сосредоточиться на презентации.

Во время выступления не стойте на месте. Показывая и комментируя слайды, передвигайтесь по сцене. Однако, ваше движение не должно отвлекать внимание аудитории. Ваши движения и язык тела помогут пробудить интерес, усилить эмоциональность вашего выступления и обозначить изменение темпа или темы.

Одежда для вашего выступления. Подумайте, что вы наденете, и подготовьте свой костюм накануне вечером. Будет ли это официальный смокинг, деловой костюм или джинсы и футболка? Ваша одежда будет частично зависеть от аудитории и частично – от представляемого материала. Что бы вы не выбрали, самое главное, чтобы одежда была чистой и хорошо на вас сидела. Если вы появитесь перед аудиторией в слишком тесной или мешковатой одежде, это будет отвлекать слушателей от вашего выступления. Они должны сосредоточиться на том, о чем вы говорите, а не на том, как вы выглядите. Избегайте одежды, которая слишком привлекает внимание и мешает сосредоточиться на вашем докладе.

Предупреждения

Не употребляйте слова-заполнители пауз. Вы должны избегать слов «э-э», «ну», «гм», «вот». Лучше сделать паузу, чем вставить неуместный связующий элемент. Паузы в нужном месте могут быть очень эффективными. Уинстон Черчилль был известен тем, что во время произнесения речей выдерживал драматическую паузу, а затем как бы «проговаривался». Хотя при этом он произносил только то, что хотел сказать, у слушателей благодаря паузе возникало ощущение, что фраза только что пришла ему в голову и была спонтанной.
Не раздавайте заранее распечатки вашей презентации. Это очень распространенная ошибка. Если вы это сделаете, присутствующие начнут читать и перестанут слушать. Вы потеряете их внимание, и презентация не будет иметь эффекта.

В эпоху "информационного бума" нагрузки на психику человека безмерно возросли. Огромные объемы информации снижают уровень восприимчивости и время реакции до минимума. Зачастую, есть только минуты, даже секунды, чтобы завоевать внимание.

С развитием технического прогресса презентации стали более зрелищными благодаря совершенным аудиовизуальным средствам. Но роль человека остается ведущей. Презентатор и аудитория - как зеркала друг для друга. Но если Карнеги писал о влиянии на аудиторию, то сегодня более значимы контакт со слушателями, умение учитывать особенности и выявлять жизненно важные интересы аудитории.

Что такое презентация?

Аудитория на презентации всегда собирается по инициативе организатора ее проведения, желание узнать новое -вторично. Более того, стремление сообщить информацию обычно превышает желание аудитории ее получить. В этом и состоит основная трудность для презентатора.

Следует знать, что презентация вашего бизнеса - это его основа.

Презентации устраивают для того, чтобы убедить человека или группу людей:

принять или пересмотреть свои позиции;
предпринять или, напротив, удержаться от каких-то действий, решений.

Термин убедить означает, что в мышлении и/или поведении людей должны произойти изменения. Значение соответствующего латинского слова близко таким определениям, как "благоприятный", "доброжелательный".

Убедить окружающих - передать сообщение в благоприятной для них форме, вызвать согласие с их стороны. Процесс убеждения не предполагает навязывания собственной точки зрения, откровенного желания продать товар.

Добиться поставленных целей возможно, если презентатор будет ориентироваться на интересы тех, ради кого и проводится презентация. В этом случае самый эффективный способ общения - диалог.

Не все презентации приводят к желаемым и ожидаемым результатам.

Эффективные презентации характеризуются следующими признаками:

увлекательны - внимание аудитории удерживается на должном уровне от начала до завершения;
содержательны - тема интересна и нова для тех, кому адресовано сообщение;
запоминаемы - воздействие настолько сильно, что размышления на тему не прекращаются, а продолжаются после завершения встречи;
побуждают к действиям в заданном направлении;
сбалансированы - по содержанию и форме, всем составляющим частям.

Помните, что уровень эффективности презентации определяется впечатлениями, которые вы произвели на слушателей.

Допустим, вам предстоит выступление. Какая первая мысль посещает?

Очень хорошо, если не забыты эти аксиомы:

выступающий обязуется сообщить нечто новое и интересное для собравшихся;
публика выносит приговор, насколько полно выполнено данное обещание.

Важно помнить, что презентация

скорее сотрудничество, чем пассивное зрелище,
скорее объединение, чем противостояние
скорее сближение, чем отталкивание

Сформулируйте свой закон притяжения: "Я не могу без вас. Вы не можете без меня".

Успех презентации зависит от многих составляющих, но прежде всего, определяется подготовкой ведущего -презентатора. Именно ему предстоит ответить на вопрос "Зачем нужна презентация?" и запрограммировать свои действия на достижение желаемых результатов.

Очень важно от общих формулировок как-то "повысить доходы компании" перейти к определению конкретной цели выступления.

Тем более что презентации заведомо отличаются друг от друга по многим признакам:

В любой презентации на характер общения и результат оказывают влияние:

а) личност презентатора;

в) аудитория.

Правда, степень влияния у каждого из них различна. Презентатор - центр притяжения и несет полную ответственность за результат. В зависимости от четко сформулированной цели подбираются материалы для выступления.

Успех презентации зависит от умения презентатора расположить к себе аудиторию. Безусловно, в первую очередь оценивается профессиональная компетенция, но не менее важно - доверие к вам, вашей компании и предлагаемым решениям. Для этого необходимо хорошо знать публику, ее потребности, представления о проблеме, в решении которой Вы предлагаете свою помощь. Как узнать о соответствии их ожиданиям?

Даже если слов не слышно, презентатор и аудитория обмениваются сообщениями. По некоторым данным воздействие невербальных сигналов составляет 65 % в межличностном общении!

Аудитория чутко воспринимает настроение и психологическое состояние презентатора. Иногда его руки "говорят" громче, чем слова. Старайтесь ничего в них не вертеть, не барабанить пальцами по столу. Следите за интенсивностью жестикуляции.

Если Вы выступаете стоя перед большой аудиторией:

лучше не опираться на какие-то предметы (в частности, стол);
по возможности двигайтесь - движение всегда привлекает к себе внимание и раскрепощает ведущего.

Язык телодвижений - беззвучный сигнал тревоги.

Контакт с аудиторией с первых минут презентации придаст вам уверенности в себе. Как этого добиться?

Постарайтесь встретиться взглядами с отдельными слушателями: глаза ведь не только "слушают" - они и отвечают. Если вы найдете понимание, союзников среди присутствующих, Ваше психологическое напряжение существенно снизится.

Бегающий взгляд - серьезная ошибка ведущего. Но как поддерживать зрительный контакт и сосредоточиться на выступлении? Как ни странно, говорить и смотреть - это не суть разные действия. Слушателям известно, что неуверенный в своих словах человек избегает смотреть прямо в глаза и говорит напряженным голосом. Хорошо подготовьтесь и, главное, верьте в то, что предлагаете другим.

Не упускайте случая одобрить присутствующих - жестом, улыбкой, приветливым взглядом. Смотрите на лица присутствующих, читайте их "тайные сообщения"!

"Оптимальный уровень стресса" - вполне естественное и нормальное состояние для каждого человека. Волнение, активизирующее возможности человека, может способствовать успешному выступлению. Тревожность в связи с выступлением перед незнакомой аудиторией вполне естественна, но следует научиться контролировать свое состояние, мимику, жесты и позы.

Перед началом презентации приведите в порядок свое психологическое равновесие, а затем - голос и дыхание. Для этого используйте простое упражнение - свободная поза, руки вдоль туловища, несколько глубоких вздохов.

Тембр голоса и паузы, которые делает ведущий, очень важны. Голос должен быть твердым. Некоторые намеренно останавливаются в нужном месте, чтобы подчеркнуть главное. Но слишком много пауз вредят выступлению.

Как расположить к себе аудиторию?

Готовясь к встрече, постарайтесь ответить себе на вопросы:

сколько человек приглашены на презентацию;
каковы интересы присутствующих;
что знает аудитория о предмете презентации и что необходимо разъяснить;
какая информация о презентаторе может способствовать расположению к нему слушателей;
какие психологические барьеры могут испытывать различные участники презентации в отношении Вашего предложения;
насколько хорошо знают друг друга все присутствующие.

При подготовке презентации желательно знать возраст, пол, образование, род занятий, социальный и экономический статус слушателей. Почему это важно?

Вступление

На сегодняшний день любому человеку, который стремится преуспеть в карьере, и для которого важен личностный рост, необходим навык публичных выступлений. Хотите вы рассказать новым сотрудникам о миссии и целях компании, выступив с отчетом, или провести презентацию своего проекта - сделать это нужно на самом высоком уровне.

Если презентация будет не только содержательной, но и прекрасно донесенной до слушателей, то в этом случае вы будете выглядеть профессионалом в своей сфере и увеличите кредит доверия со стороны вашей аудитории.

Поиск материалов

Оценка темы, цели и аудитории является основой и фоном следующего этапа докоммуникативной фазы - «кодирования», т.е. создания сообщения на данную тему, с заданной целью, для данной аудитории и в соответствии с конкретной обстановкой. Этот этап включает:

Основными источниками, из которых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи, являются:

Официальные документы;

Научная, научно-популярная литература;

Справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари по различным отраслям знаний, лингвистические словари, статистические сборники, ежегодники по различным вопросам, таблицы, библиографические указатели;

Художественная литература;

Статьи из газет и журналов;

Передачи радио и телевидения;

Результаты социологических опросов;

Собственные знания и опыт;

Личные контакты, беседы, интервью;

Размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.

При подготовке к выступлению необходимо использовать и так называемый местный материал, т.е. имеющий отношение к слушателям. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.

Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с интересными высказываниями, примерами, цитатами, статистическими данными - трудоемкий этап подготовки публичного выступления, который требует определенного времени, поэтому подготовку к выступлению необходимо начинать заранее.

Данный этап подготовки во многом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет свои знания, связанные с предметом речи, критически осмысливает материал, выясняет основные проблемы.

При планировании выступления необходимо определить метод - выбор ключевых слов и их подача.

Для информационной речи такими словами могут быть анализ, демонстрация, объяснение, суммирование, сравнение, описание, обсуждение, перечисление, показ.

Цель убеждающей речи может включать слова принять, сделать, вступить, поддержать, согласиться, внести вклад, помочь, защитить, предложить, разделить мнение, выступить за.

Возможны интонационные окраски выступлений:

Мажорная;

Беспечная или юмористическая;

Шутливая;

Сердитая или упрекающая;

Мрачная;

Торжественная;

Предостерегающая;

Просительная.

Отбор и систематизация материала

Сделать выступление захватывающим и наглядным можно благодаря не только своим специальным знаниям, но и личному опыту. Слушатели будут прислушиваться лишь в том случае, когда вы будете говорить не только как специалист, но и просто как человек. Ниже приведены основные источники материала, которые могут Вам понадобиться: указания на то, как получить специальную информацию интересным.

Cпециальная информация:

· Архив фирмы: что можно найти по этой темы в этом обществе, организации;

· Библиотеки, учебники, справочники;

· Газеты и специальные переодические издания;

· Видеодокументы (даже если вы найдете в них темы, слегка близкие к вашей, все равно они могут послужить неплохим толчком);

· Советы коллег;

· Различные альманахи, сборники цитат, пословиц(иногда там можно найти меткий афоризм или хороший анекдот, которые помогут вам разрядить обстановку).

Отбор материала

В Вашем распоряжении огромное количество материала. Что же дальше? Очень просто: вам просто нужно выбрать ту информацию, которая поможет достигнуть цели. Для этого просто спросите себя:* что именно

* я могу высказать в течение отведенного времени

* моей целевой аудитории

* для достижения намеченной мною цели?

Систематизация материала

Ниже вы узнаете об одном верном и легком способе, который поможет Вам отбирать и систематизировать необходимый материал. При этом необходимо работать с тезисом, который будет обосновываться в ходе выступления.

Вы выступаете перед руководителями рекламного отдела с докладом на тему Новые целевые группы для рекламы моющих средств. Свою цель Вы сформулировали следующим образом: Я хочу убедить своих слушателей в том, что в последнее время начало увеличиваться число продаж моющих средств среди мужчин в возрасте от 25 до 40 лет. При этом Вы собрали огромное количество материала: исследования на тему того, каким моющим средствам отдают предпочтение полноценные семьи и мужчины, ведущие домашнее хозяйство самостоятельно; исследования о часто проводимых стирок, о средствах массовой информации, которым мужчины отдают наибольшее предпочтение, и т.д. Вы систематизируете отобранный материал в соответствии со сформулированной Вами целью. При этом Вы не упускаете из виду предоставленное Вам время. Допустим, что у Вас есть 15 минут на то, чтобы привести все необходимые аргументы. Применительно к приведенному выше примеру это может выглядеть следующим образом.

1 Вы начинаете с заключительного утверждения:

Мужчины -- новая важная целевая группа для рекламы моющих средств.

2 Вы приступаете к доказательству:

Исследования показали, что в последнее время все больше и больше мужчин стирают самостоятельно, и они постоянно сталкиваются с необходимостью покупать моющие средства. Поэтому при написании рекламных текстов необходимо учитывать данный фактор.

3 Вы приводите следующие сведения:

Предпочтения при выборе моющих средств в семье: как уже было сказано, теперь за стирку отвечают не только матери семейств, но также и отцы. Например, было обнаружено, что почти каждый второй отец стирает сам около двух раз в неделю, закупает необходимые моющие средства и даже

знает несколько ведущих марок стирального порошка

4 Вы составляете прогнозы: объясняете, как можно развить сбыт моющих средств среди мужского населения.

5 Вы разрабатываете меры: называете средства массовой информации, пользующиеся наибольшей популярностью среди мужчин (некоторые телевизионные программы и каналы, мужские журналы и т.п.).

Решите, какие разделы включить в выступление и каково назначение каждого раздела. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время. Сделайте их достаточно короткими, чтобы увеличить период устойчивого внимания аудитории.

Психологи определили закономерности изменения внимания слушателей. Уровень внимания аудитории существенно изменяется в течение сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, впервые десять минут, медленно снижается, потом снижается быстрее, а через тридцать минут достигает самого низкого уровня. С тридцатой по сороковую минуты уровень внимания повышается. В последние пять минут он наиболее высокий, хотя и не достигает первоначального уровня. Имейте в виду, внимание аудитории не повысится, если она не будет знать, что выступление близко к завершению.

Факты, которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта.

Так как степень внимания после первых десяти минут снижается, то как раз с этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, особая роль отводится разнообразию структуры выступления и приемам, призванным разбудить интерес аудитории.

Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию. А -- это то, что должно быть включено в выступление обязательно, В -- то, что желательно включить, С -- то, что хорошо сказать, если для этого останется время. Обдумайте пути варьирования структуры выступления. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением или промежуточными

Использование фактологического материала.

Цифровые данные для облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков, а не злоупотреблять их зачитыванием. Лучше всего, когда в устном выступлении количество цифрового материала ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес. Информация, которая плохо воспринимается на слух -- даты, имена, новые термины, названия -- должна быть обязательно представлена на слайдах.

При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы. Как правило, в ячейках таблицы содержится мелкий текст. Такой слайд может легко читаться непосредственно на вашем мониторе, но на большом экране текст будет читаться плохо.

Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.

Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика -- для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развернутые тексты на слайдах презентаций конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования. Списки на слайдах не должны включать более 5-7 элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки. В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов -- в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом. Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы -- более 5 элементов. Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.

Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится не более 12 слайдов. Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов в презентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление» PowerPoint).

Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформлении обязательно использование соответствующей символики.

Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд ли приемлем для презентации, сопровождающей публичное выступление, поскольку завершение показа слайдов еще не является завершением выступления. Кроме того, такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение. Оптимальным вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это дает возможность еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздочных материалах. Для выступлений на иностранных языках необходимо также владение набором принятых в соответствующих культурах речевых клише, которые нужно изучать дополнительно.

Практика показывает, что в подготовке презентаций, иллюстрирующих публичные выступления, сложнее всего:

Трансформировать текст выступления для его представления в виде ключевых слов и фраз,

Выбрать адекватные средства визуализации информации,

Подобрать оптимальное цветовое решение,

Отказаться от чрезмерного использования анимационных эффектов.

Некоторые подсказки, которые помогут презентатору

1. Четко определите основную мысль, которую вы хотите донести до аудитории. Это поможет вам четко сформулировать цель своего публичного выступления, а слушателям будет легче вас понять, усвоить полученную информацию и сформировать свое отношение к предмету обсуждения. Планируя речь, определитесь с тем, о чем вы хотите проинформировать слушателей.

2. Определите логическую структуру выступления. Основываясь на главном тезисе доклада, подготовьте вступление, основную часть и заключение. Вступление и заключение могут составлять 20% всего доклада. Не стоит пренебрегать этими важными составляющими, иначе новая информация «свалится» на слушателей, как «снег на голову». Вступление можно начать с небольшой истории, вопроса, или интересного факта. В заключение публичного выступления можно подытожить и кратко повторить идеи, уже озвученные в основной части. Поместив главные пункты доклада в основную часть, воспользуйтесь данными ниже рекомендациями.

3. Подкрепляйте свои тезисы статистикой и фактами. Такой способ широко применяется в бизнес-презентациях и служит отличным доказательством слов докладчика. Чтобы аудитории было легче воспринять новую информацию, вместо «64,3%» лучше скажите «почти 2/3». Используя статистическую информацию, помните, что она должна быть достоверной.

4. Используйте визуальные средства. Если презентация содержит много статистических данных, их лучше разместить на слайдах. Диаграммы и графики хорошо привлекают внимание и запоминаются. Также на слайдах можно разместить основные пункты выступления, которые, на ваш взгляд, очень важны для запоминания аудиторией. Помещая данные на слайдах, сделайте их четкими, разборчивыми. Они должны быть видны всем присутствующим. Шрифт должен быть крупным и по цвету резко отличаться от фона.

Выводы

Во время подготовки к презентации очень важно уделить должное внимание подбору материалов, их обработке для последующего представления аудитории.

Информация, которую необходимо подавать, должна быть организованна логично и последовательно. Это необходимо в первую очередь, что бы удерживать внимание аудитории, заинтересовать ее, сделать презентацию понятной и доступной всем.

Только грамотно подобрав и упорядочив материал можно добиться от презентации максимального эффекта.

Список использованной литературы

1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. - М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.

2. Горкина М. Б., Мамонтов А. А., Манн И. Б. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005 - 240

3. Джей Э. Эффективная презентация. - М.: Баланс-Клуб, 2004. -280с.

4. Кодлер И.Успешная презентация. - М. , 2003

5. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 2003 г. - 356с.

6. Лазарев Д. Лучше один раз увидеть!. - М., 2009

7. Хофф Р. Я вижу вас голым. Как подготовится к презентации и с блеском ее провести. - М., 2005. - 212 с.

Чаще всего к презентациям прибегают в сфере бизнеса для представления новых проектов, продуктов, услуг и т.д. Однако презентации сегодня являются традиционной подачей новой информации также и в научном сообществе, и в государственном управлении, и в образовательной сфере.

Каждый день в разных уголках земли на суд публики выносятся тысячи презентаций притом, что лишь малая часть из них справляется со своими задачами. Большинство презентаций – набор скучных фактов и картинок. Об этом говорит также и известный специалист в области создания презентаций Нэнси Дуарте:

«Презентации – это валюта деловой жизни, поскольку это самый эффективный инструмент воздействия на аудиторию. Тем не менее многие презентации скучны. Большинство из них представляют собой чудовищный коммуникационный провал, а остальные просто неинтересны….

Многие корпорации дрессируют своих служащих, чтобы те складывали лишенные смысла фразы, переносили их на слайды и говорили, будто роботы. Культурной нормой для ведущих презентаций стало прятаться за слайдами – можно подумать, это признак успешной коммуникации…»

Как любая другая форма коммуникации, презентация требует кропотливой работы над ней. Эта работа также начинается с изучения объекта представления и аудитории, для которой готовится информация. Далее, в соответствии с типом презентации, разрабатывается ее вербальный и визуальные тексты.

Типы презентаций

Презентации можно разделить на две группы:

– те, что будут представлены перед аудиторией,

– те, что передаются или рассылаются аудитории для самостоятельного ознакомления.

В первом случае в презентации, показываемой на экране, будет немного слов, т.к. основную информацию озвучит выступающий. Второй тип презентации требует представления как можно большего количества данных и подробностей с тем, чтобы представителю аудитории все было ясно и без дополнительных вопросов.

По поводу презентации второго типа стоит привести слова той же Нэнси Дуарте:

«Сегодня больше, чем когда-либо прежде в истории, выдающиеся презентации имеют возможность перешагнуть границы того момента, когда они состоялись. Сегодня презентации могут быть увидены миллионами людей, которые на них лично не присутствовали. Вашу презентацию смогут посмотреть еще раз и еще раз на протяжении длительного времени, после того как вы с ней выступили. Последняя лекция Ренди Поша (Randy Pausch ) была просмотрена на канале "YouTube " 12 миллионов раз. Вэб-сайт TED .com хранит в себе 11-минутные презентации и имеет более 100 миллионов посетителей».

Длительность эффективной презентации

Как уже говорилось выше, стандартная презентация длится 15-20 минут, но может быть и п родолжительнее. Так или иначе, она должна быть лаконичной и емкой. Как отмечает Нэнси Дуарте, «презентации проваливаются из-за переизбытка информации, а не из-за ее нехватки. Стоя перед аудиторией, не надо хвастать знаниями и извергать все важные и неважные сведения на конкретную тему. Поделитесь только тем, что необходимо в данный момент и подходит данной аудитории.

Авраам Линкольн составил Геттисбергское послание всего из 278 слов и произнес его за две минуты с небольшим. И хотя это одна из самых коротких речей в истории, она также считается и одной из величайших…».

Для того чтобы уложиться в выделенное время, можно использовать метод самоограничения. Так, если организаторы предоставляют 15-20 минут, подготовить презентацию на 15 минут. Если 40 – 60 минут, то только на 40 или даже на 35. Такой подход мобилизует личную креативность, заставляет отбирать только самые емкие и лаконичные идеи, мысли и слова.

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книгах А. Назайкина

"Как только вы сделали первый шаг, ваша эффективность начинает зависеть от вашей способности влиять на окружающих с помощью устного и письменного слова!" (Питер Друкер)

Презентация - это самый эффективный способ привлечения внимания целевой аудитории, партнеров, коллег, и поставщиков - к бренду, торговой марке или компании!

С помощью презентации можно наглядно и объемно представить всю информацию о продукте, новинках и успехах компании, а также о перспективах ее развития, включая возможность ознакомления партнеров и инвесторов с бизнес-планом компании.

Визуализированная информация легче воспринимается и хорошо запоминается!

Для того, чтобы создать информативную и интересную электронную презентацию необходимы не только специальные знания по программным продуктам, в которых создается презентация, но и базовые знания правил создания эффективных презентаций . А также отменные ораторские способности!

Все знают Стива Джобса — основателя компании Apple , предпринимателя, изобретателя, дизайнера и, кроме прочего, — великого оратора! Стив Джобс — выдающийся коммуникатор на мировой арене инновационного маркетинга. Презентации и выступления Джобса приводили, и, благодаря сохранившимся видеозаписям, приводят миллионы людей в восторг благодаря велеколепной подаче материала — простой, доступной, информативно насыщенной и хорошо структурированной — для легкости восприятия! Ради таких презентаций люди преодолевали тысячи километров.

Он умел не только захватить внимание аудитории, но и удерживать его в течении всего выступления, умел создать накал страстей вокруг презентуемого продукта, развеселить слушателя, заставить его участвовать в процессе, и многое другое. При этом, Джобс был самоучкой, и сам разработал для себя определенные правила создания презентации, к которым крайне стоит прислушаться, чтобы сделать и свою презентацию успешной и эффективной!

Итак, правила создания презентации от Стива Джобса!

Акт первый - Создайте историю (Инструменты для завоевания аудитории)

Для того чтобы эффективно и с позитивной энергией продать вашу идею, необходимо, перед созданием презентации придумать ее историю: основные идеи , оформление — текст , заголовки , иллюстрации , сценарий и другие составляющие.

1.Сценарий . Ваша презентация и дальнейшее выступление должны иметь свой сценарий, как своеобразное "театральное действие", содержащее завязку, кульминацию, конфликт, развязку, злодеев и героев и демонстрации.

Обязательно включите в презентацию демонстрацию вашего продукта! И, по возможности, его свойств и функций. Люди всегда хотят видеть то, о чем вы им рассказываете, и знать, какую идею вы им представляете.

Антагонисты и герои. Любой слушатель задается вопросами: «Зачем мне это нужно? Для чего мне эта презентация, какая от нее польза? ». Для того, чтобы ответить на этот вопрос, вы должны представить слушателю существующую проблему , к примеру, «загрязненная питьевая вода - подтачивает наше здоровье! ». Проблема - это и есть антагонист - враг, с которым нужно бороться. Герой же - это ваш продукт , к примеру, уникальные фильтры для очистки воды, который решает проблему загрязненной воды и устраняет опасность причинения вреда вашему здоровью, т.е. побеждают антагониста. Представляя антагониста и героя вы даете слушателю четко понять, зачем ему это нужно!

2.Текст, буллиты, заголовки, реквизит и т.д.Тексты и буллиты (списки) - это самые неэффективные способы представления информации. Поэтому текст презентации должен быть максимально кратким и выделять только действительно важную текстовую информацию. Буллиты или списки почему-то считаются благоприятной для восприятия формой подачи текста и предлагаются во всех шаблонах для презентаций как основа. Но нет, буллиты эффективны только в тех случаях, когда их количество малое - 3-4 шт. в списке. Иначе - никто ничего не запомнит то, что находится в перечне.Постарайтесь остановиться именно на числе 3, человеческий мозг устроен так, что акцентирует внимание и легко запоминает именно три позиции неважно чего. Магическое число 3 должно проходить через свою вашу презентацию.Когда вы пишете сценарий презентации, выделите три идеи, которые должны вынести из выступления ваши слушатели - легко запоминаемые и воспроизводимые без письменных шпаргалок. Используйте так называемое «правило трех » как можно чаще!

Очень важно "украсить" ваш текст риторическими приемами - метафорами и аналогиями . Именно они сделают ваш текст привлекательным, к тому же, примеры и сравнения позволяют запомнить даже сложную информацию!Ярким примером тому может служить метафора Стива Джобса: «Для меня компьютер - это эквивалент велосипеда для мозга ! ». Используйте в своем тексте "живые" эпитеты - невероятный, удивительный, роскошный, шустрый и т.д. Слова, которые цепляют и создают положительный эффект от вашей речи. Избегайте профессионального жаргона! Используйте его максимально редко, только по необходимости и с обязательным объяснением смысла.

Заголовок должен быть коротким, 140 символов и меньше, какая бы сильная идея в нем не заключалась!Наиболее запоминающейся является следующая последовательность слов в заголовке: «подлежащее, сказуемое, допол-нение». К примеру, когда Джобс презентовал iPhone , он воскликнул: «Сегодня Apple изобрел телефон! », или презентация iPod: «iPod. Тысяча песен у вас в карма-не ».

Реквизит . Всю аудиторию слушателей можно разделить на три типа людей: визуалы , аудиалы и кинестетики . Необходимо захватить внимание всех трех типов, поэтому презентация не должна состоять только из слайдов и текста выступления, необходимо подготовить реквизит - образцы продукта, которые можно продемонстрировать аудитории или передать в зал.

Акт второй - Создайте переживания (Секреты увлекательной презентации)

1.Превосходство изображений. Как уже отмечалось, текст электронной презентации должен быть максимально кратким, в отличии от необходимости присутствия в презентации изображений. Фотографии, иллюстрации и схемы представляют любую информацию намного ярче, доступнее и нагляднее, вызывая у аудитории понимание и нужные эмоции.

2.Цифры. Если в презентации нельзя уйти от представления цифровой информации, то сделайте цифры - преимуществом и создайте с их помощью нужный эффект. Для это нужно придать вашим цифрам привлекательный облик, т.е. придать им какой-то интерес или значимость для аудитории. Например: «30 ГБ памяти iPod достаточ-но для хранения 7500 песен, 25 000 фотографий или 75 часов видео».

3.Развлечения. Не забывайте о том, что аудиторию нужно развлечь, и отвлечь ее внимание на какое-то время, к примеру, провести с аудиторией игру, показать какую-либо сценку или пригласить гостя.

4.Момент «Вау!». Необходимо обязательно подготовить момент, который взбудоражит вашу аудиторию. Момент, касающийся одной вещи или одной темы! Такой момент, который бы слушатель вспомнил в первую очередь, если бы кто-то его спросил: «что было на презентации? ». Например: на презентации МасВоок Air - самого тонкого ноутбука в мире, Джобс показал действительно уникальную тонкость ноутбука, запечатав его в почтовый конверт!

Акт третий - Совершенствуйтесь и репетируйте (харизма, управление речью,естественность, язык тела)

Никогда не читайте по бумаге , иначе аудитория не будет вас слушать. Вы должны говорить непринужденно, чтобы создалось впечатление, что вы говорите с каждым слушателем индивидуально.
Создайте зрительный контакт с аудиторией - ваши глаза должны быть постоянно устремлены в зал, а не на слайды презентации.
Открытые позы - не скрещивайте руки или ноги, не становитесь за трибуну, не поворачивайтесь к аудитории спиной!
Жестикуляция - пользуйтесь приемами и жестами для того, чтобы создать нужный эффект вашей речи и подчеркнуть самые важные моменты.
Регулируйте громкость речи , подчеркивайте важные моменты громкими восклицаниями и делайте паузы между отдельными смысловыми частями речи.
Получайте удовольствие от вашего выступления, покажите аудитории свою страсть к идеи или к продукту , которые демонстрируете!
Каждые 10 минут меняйте способ представления информации - картинки, видео, речь, выступление гостя и т.д., все это должно постоянно вовлекать слушателя в презентацию и, одновременно, давать «передышку» его восприятию!

Теперь вы знаете, как сделать «живую» презентацию! Применяйте эти правила и создавайте новые успешные презентации . И, кто знает, возможно, великий коммуникатор - Стив Джобс - останется далеко позади вас в вопросах успешности и привлекательности брендов!